Acara Serah Terima Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Jakarta diwakilkan ANRI , Bapak Sekretaris Utama) kepada Pemprov. Bali, (Bapak Sekda, Dewa Made Indra) berjalan dengan sukses.
Pelatihan SIKD-nya sendiri sudah lebih dahulu disosialisasikan langsung di Dinas Kerasipan dan Perpustakaan Provinsi, bertempat di Jl. DI, Panjaitan No. 04, Dps, selama tiga hari dari ANRI a.l Pak Haji Abdul Haris, Pak Bambang, Arsiparis , dan Pak Agung, Arsiparis. Pak Harris dkk memegang wilayah Bali, Kalimantan dan Nusa Tenggara, mengundang lebih kurang 13 (tiga belas) Perangkat Daerah : a.l : menggandeng Biro Umum Setda Prov. Bali dan tetap bersinergi dengan Diskominfos Prov. Bali, mengingatkan saya ketika mendapat Diklat lanjutan kurang lebih seminggu dengan semua biaya ditanggung ANRI di Gedung C. Lt. VI ( instruktur Pak Muhammad Zahrudin, S.Kom, M.Kom) Jl. Ampera Raya No. 7 Gedung C, Jakarta. Pada awal Oktober Tahun 2016 (2 tahun yang lalu), sebagai calon admin Biro Aset (calon admin, akan tetapi tahun itu juga kantor kami sibuk berbenah bakal adanya penggabungan OPD- kegiatan penelusuran dan Penyelamatan Arsip Aset kebingungan tujuh keliling), saya dan Pak I Wayan Terima staf Biro Aset Setda Prov. Bali ikut bingung dan akhirnya saya dimutasi ke Biro Umum Setda Prov Bali, Pak Wayan Terima BPKAD- eks Br Keuangan : Berawal login mempergunakan nama pengguna admin Prov Bali-SIKN (pake E-mail untuk login adminnya). Baru seputaran Surat masuk, Surat keluar -Arsip Dinamis (tahun 2017) diagendakan kemudian.
1. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov Bali mendapat prioritas pertama dari ANRI menyampaikan bahwa penataan Arsip-arsip di lingkungan Pemprov Bali sudah baik, berkat adanya dilaksanakan pembinaan dan pengawasan yang rutin tiap tahun dari Pusat maupun Daerah melalui Bimtek-bimtek khususnya Arsip dinamis (SIKD) yang baru disosialisasikan.
2. Ada rencana beberapa bagian pengelolaan
arsip statis
yang akan segera dilaksanakan namun belum dilakukan
dengan Sistem elektronik ini, Mengenai Sistem
Informasi Kearsipan Statis yang kemudian akan
diagendakan oleh ANRI (SIKS), arsip yang disimpan di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov Bali memiliki arti
yang sangat penting mengandung nilai historis/
kesejarahan, ada salah satu kegiatan yang dianggap
gagal kemudian dimusnahkan karena dianggap salah,
tidak sesuai kaidah yang diamanatkan UU nomor 43
tahun 2009 tentang kearsipan, di Pemprov. Bali belum
ada, di beberapa kementerian pusat sudah ada terjadi.
Dan dilakukan penarikan di semua OPD untuk
diselamatkan pengolahan arsipnya kemudian di akuisisi,
kemudian dibuatkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dipilah
(dibuatkan klasifikasi jenis arsipnya apa termasuk
jenis/kriteria musnah atau permanen, selanjutnya
disampaikan kepada publik bahwa ada arsip yang tidak
boleh dibuka kepada publik (misalnya arsip vital –yang
bukan informasi publik- klasifikasi keamanan dan akses
arsip ), dan ada yang boleh dibuka kepada umum/publik.
3. Kalau e-office itu artinya semua urusan dokumen
kantor mau dielektronikan (dengan system) baik arsip
maupun non arsip yang implementasinya dari Dinas
Komunikasi Informatika dan statistik Provinsi Bali
(implementasinya dari Diskominfos). e-office itu urusan
dokumen semuanya bukan pengelolaan arsip.
4. Kalau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
implementasinya ANRI semuanya sistem jaringan yang
mengurusi seputar pengelolaan arsip dinamis, alur
proses surat keluar elektronik dan surat masuk berbasis
elektronik.
5. Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), arsip –
arsip yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Bali dan OPD/SKPD dilingkungan Pemprov. Bali
akan dielektronikan kemudian diadakan pemusnahan
yang tingkat perkembangannya sangat fluktuatif, sangat
memerlukan sumber daya manusia (SDM) terutama
Arsiparis , ada kurang lebih 60 (enam puluh) orang
Arsiparis se-Bali termasuk 9 (sembilan) Kab/Kota yang
secara konsepsi.akan memudahkan akses peng-
elektronikan arsip-arsip penting ini (segera diagendakan
oleh ANRI). Untuk Kegiatan SIKD dan SIKS perlu
diadakan peningkatan SDM bagi disemua OPD yang ada
di Bali secara berkesinambungan.
6. Dengan diserahkannya secara simbolis dokumen
SIKD dan 3(tiga) buah buku menyangkut pengelolaan
arsip elektronik kemudian dengan ditandanda
tanganinya Berita Acara Serah Terima tersebut maka
berakhirlah acara Serah Terima Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) dari ANRI kepada Pemerintah
Provinsi Bali.
7. Kegiatan- Rapat Akbar- "Executive meeting" , Pengelolaan
Arsip Terjaga yang diikuti 180 Peserta dari seluruh Indonesia
di Pemerintah Kabupaten Badung-Mangun Praja Mandala
yang juga telah memiliki Depo Arsip, pada tanggal 11-12
Juni 2015 di Kabupaten Badung- telah pula mengirimkan
arsip terjaganya ke ANRI- berbentuk sebuah Patung Dewi
Saraswati, inisiatif dari Duta Besar Indonesia, Bp. Dino Pati
Djalal menjadi warisan Budaya Dunia, Pura Taman Ayun ,
Pura destinasi & Pariwisata untuk kepentingan pengairan
Subak di Bali, dan Rancang Bangun dari Kab. Badung sendiri
mengenai perkembangan kota kabupatennya.
8. Belum puas dengan hasil kerja kearsipan, temukan cara
sendiri.
9. Kontribusi secara positif dari daerah masing-masing
10. Pasal 3 dari UU Nomor 43/2009 adalah menjamin
keselamatan arsip dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara, dan menjadi tanggung jawab kita semua, Pemda,
khususnya Pemprov. Bali secara menyeluruh dalam
mengembangkan semangat tanpa surut. Arsip adalah salah
satu instrumen utama. Langkah2 kongkrit harus
dilaksanakan ( sambutan Bp. Bupati Badung yang saat itu
dijabat oleh AA Gede Agung- dengan bersemangat dan
berapi-api).
Yang terpenting adalah , Arsip didaerah :
yang akan segera dilaksanakan namun belum dilakukan
dengan Sistem elektronik ini, Mengenai Sistem
Informasi Kearsipan Statis yang kemudian akan
diagendakan oleh ANRI (SIKS), arsip yang disimpan di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov Bali memiliki arti
yang sangat penting mengandung nilai historis/
kesejarahan, ada salah satu kegiatan yang dianggap
gagal kemudian dimusnahkan karena dianggap salah,
tidak sesuai kaidah yang diamanatkan UU nomor 43
tahun 2009 tentang kearsipan, di Pemprov. Bali belum
ada, di beberapa kementerian pusat sudah ada terjadi.
Dan dilakukan penarikan di semua OPD untuk
diselamatkan pengolahan arsipnya kemudian di akuisisi,
kemudian dibuatkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dipilah
(dibuatkan klasifikasi jenis arsipnya apa termasuk
jenis/kriteria musnah atau permanen, selanjutnya
disampaikan kepada publik bahwa ada arsip yang tidak
boleh dibuka kepada publik (misalnya arsip vital –yang
bukan informasi publik- klasifikasi keamanan dan akses
arsip ), dan ada yang boleh dibuka kepada umum/publik.
3. Kalau e-office itu artinya semua urusan dokumen
kantor mau dielektronikan (dengan system) baik arsip
maupun non arsip yang implementasinya dari Dinas
Komunikasi Informatika dan statistik Provinsi Bali
(implementasinya dari Diskominfos). e-office itu urusan
dokumen semuanya bukan pengelolaan arsip.
4. Kalau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
implementasinya ANRI semuanya sistem jaringan yang
mengurusi seputar pengelolaan arsip dinamis, alur
proses surat keluar elektronik dan surat masuk berbasis
elektronik.
5. Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), arsip –
arsip yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Bali dan OPD/SKPD dilingkungan Pemprov. Bali
akan dielektronikan kemudian diadakan pemusnahan
yang tingkat perkembangannya sangat fluktuatif, sangat
memerlukan sumber daya manusia (SDM) terutama
Arsiparis , ada kurang lebih 60 (enam puluh) orang
Arsiparis se-Bali termasuk 9 (sembilan) Kab/Kota yang
secara konsepsi.akan memudahkan akses peng-
elektronikan arsip-arsip penting ini (segera diagendakan
oleh ANRI). Untuk Kegiatan SIKD dan SIKS perlu
diadakan peningkatan SDM bagi disemua OPD yang ada
di Bali secara berkesinambungan.
6. Dengan diserahkannya secara simbolis dokumen
SIKD dan 3(tiga) buah buku menyangkut pengelolaan
arsip elektronik kemudian dengan ditandanda
tanganinya Berita Acara Serah Terima tersebut maka
berakhirlah acara Serah Terima Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD) dari ANRI kepada Pemerintah
Provinsi Bali.
7. Kegiatan- Rapat Akbar- "Executive meeting" , Pengelolaan
Arsip Terjaga yang diikuti 180 Peserta dari seluruh Indonesia
di Pemerintah Kabupaten Badung-Mangun Praja Mandala
yang juga telah memiliki Depo Arsip, pada tanggal 11-12
Juni 2015 di Kabupaten Badung- telah pula mengirimkan
arsip terjaganya ke ANRI- berbentuk sebuah Patung Dewi
Saraswati, inisiatif dari Duta Besar Indonesia, Bp. Dino Pati
Djalal menjadi warisan Budaya Dunia, Pura Taman Ayun ,
Pura destinasi & Pariwisata untuk kepentingan pengairan
Subak di Bali, dan Rancang Bangun dari Kab. Badung sendiri
mengenai perkembangan kota kabupatennya.
8. Belum puas dengan hasil kerja kearsipan, temukan cara
sendiri.
9. Kontribusi secara positif dari daerah masing-masing
10. Pasal 3 dari UU Nomor 43/2009 adalah menjamin
keselamatan arsip dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara, dan menjadi tanggung jawab kita semua, Pemda,
khususnya Pemprov. Bali secara menyeluruh dalam
mengembangkan semangat tanpa surut. Arsip adalah salah
satu instrumen utama. Langkah2 kongkrit harus
dilaksanakan ( sambutan Bp. Bupati Badung yang saat itu
dijabat oleh AA Gede Agung- dengan bersemangat dan
berapi-api).
Yang terpenting adalah , Arsip didaerah :
- ANRI
- LKD
- LEMBAGA ARSIP PEMKAB BADUNG
